Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao, có giá trị đặc biệt nên nó thực sự có ý nghĩa khi được khai thác, sử dụng, rộng rãi; những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

    Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức vẫn còn chất đống, bỏ trong cặp ba dây, bao tải, thùng cattong, thùng tôn… Nếu không có sự cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu trữ thì chúng ta sẽ tìm kiếm thông tin từ những đống tài liệu này như thế nào và liệu những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa, có phục vụ được cho việc khai thác, sử dụng? 

Từ đống tài liệu này, chúng ta tìm kiếm thông tin thế nào?

Có thể khẳng định rằng văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát mà dân dân ta đã trải qua.

Ngày nay, nếu chúng ta không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc về cơ quan, tổ chức thì làm sao những người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành, đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các giai đoạn phát triển của đất nước nói chung.

Kết quả của công tác lưu trữ tài liệu

Ảnh minh hoạ Kho lưu trữ ngành Tài nguyên và Môi trường

    Với mục tiêu đẩy nhanh tiến độ chuyển đổi số, hướng tới quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu trên môi trường điện tử, nhằm phục vụ mục tiêu thuận lợi nhất cho công tác quản lý, lưu trữ và sử dụng cần tập trung nguồn lực để số hoá tài liệu lưu trữ.

    Để thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan, đơn vị cần tập trung thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm như sau:

    Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định về công tác văn thư, lưu trữ, nhất là Luật Lưu trữ, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, và các văn bản hướng dẫn thi hành.

     Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định. Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định.

     Sắp xếp, bố trí và cử công chức, viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định.

     Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan; xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ; thường xuyên sao lưu dữ liệu bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

     Tăng cường kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ về các nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan. Thực hiện tốt công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

    Để tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tác này luôn nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ cực. Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng và luôn là những người thiệt thòi nhất trong mỗi cơ quan, tổ chức. Vì thế, rất cần sự chia sẻ, chung tay, góp sức của các cơ quan, đơn vị liên quan, góp phần nâng cao công tác văn thư, lưu trữ, phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý, theo dõi, tổng hợp, khai thác hồ sơ, tài liệu lịch sử./.

TH- Trung tâm Công nghệ thông tin