Trong những năm qua, công tác lưu trữ tài liệu tài nguyên và môi trường chưa thực sự được quan tâm, chú trọng, theo đó, tài liệu giao nộp vẫn còn ở dạng tích đống, bó gói, hoặc chưa giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định; hồ sơ, tài liệu tài nguyên và môi trường chưa được sắp xếp phân loại theo quy định.

Hiện tại, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Sơn La đã thu thập và lưu trữ được trên 27.200 hồ sơ, tài liệu, bản đồ các loại, trong đó đã sắp xếp, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ 240 m, tương đương 23.980 đơn vị bảo quản và hơn 12.000 tờ bản đồ các loại tỷ lệ. Trong số này, hầu hết là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực đất đai, đo đạc và bản đồ, tài nguyên nước, khoáng sản, khí tượng thủy văn, môi trường... rất có giá trị.

Thực hiện Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/6/2017 của Chính phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Quyết định số 32/2019/QĐ-UBND ngày 21/8/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế thu thập, quản lý, khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Sơn La, theo đó, công tác lưu trữ ngày càng đi vào nền nếp, hồ sơ, tài liệu tài nguyên và môi trường được thu thập, bảo quản, lưu trữ đúng quy định. Bên cạnh đó, việc triển khai thực hiện dự án VILG đã giúp cho Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thành phố tạo được kho dữ liệu, tài liệu lưu trữ được phân loại, sắp xếp ổn định, đảm bảo quy định, vừa phục vụ công tác quản lý, vừa phục vụ khai thác, cung cấp.

Việc phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ, đưa vào ứng dụng công nghệ hiện đại, thu gọn kho hồ sơ trong hệ thống máy tính nhưng vẫn bảo đảm truy suất nhanh, chính xác vừa là mục tiêu vừa là nhiệm vụ của ngành Tài nguyên và Môi trường hiện nay, nhằm hướng đến tiêu chuẩn đô thị thông minh và xây dựng Chính phủ điện tử và chuyển đổi số.

Tài liệu, hồ sơ lưu trữ về tài nguyên và môi trường, bao gồm: Số liệu, kết quả thống kê, tổng hợp, báo cáo; các số liệu, kết quả điều tra, khảo sát, đánh giá; quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt; kết quả thống kê, kiểm kê đất đai; kết quả cấp, gia hạn, thu hồi các loại giấy phép và các nội dung liên quan đến giấy phép; các chương trình, dự án thuộc ngành Tài nguyên và Môi trường và hệ thống thông tin địa lý…. Đây là những nhóm hồ sơ, tài liệu rất có giá trị phục vụ thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của các đơn vị, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra qua từng thời kỳ, từng giai đoạn và được lưu trữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Các nhóm hồ sơ này là nguồn tài liệu khẳng định quyền sử dụng đất, quyền khai thác nước, khoáng sản hợp pháp, môi trường được đảm bảo khi thực hiện dự án, giúp các cấp, các ngành liên quan tăng cường công tác quản lý nhà nước về đất đai, khoáng sản, môi trường, tài nguyên nước, tạo điều kiện để Nhà nước nắm chắc quỹ đất, nguồn nước, trữ lượng khoáng sản hay mức độ ô nhiễm môi trường của từng tổ chức, cá nhân, từng dự án phục vụ tốt hơn công tác quy hoạch, lập kế hoạch sử dụng đất, công tác bảo vệ môi trường, quản lý tài nguyên khoáng sản, nước, qua đó khắc phục tình trạng lấn chiếm đất đai, sử dụng sai mục đích, tình trạng khai thác khoáng sản, nước trái phép hoặc các cơ sở gây ô nhiễm môi trường. Cùng với đó, dữ liệu hồ sơ này tạo điều kiện cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai và công tác khác thuộc lĩnh vực TN&MT, như tài nguyên nước, khoáng sản, khí tượng thủy văn, môi trường, đo đạc và bản đồ… Bên cạnh đó, còn có thông tin mô tả thông tin dữ liệu tài nguyên và môi trường thuộc các Sở, ngành liên quan và UBND cấp huyện.

Để đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cung cấp, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đồng thời kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu số kho lưu trữ là một trong những giải pháp hữu hiệu cần thực hiện. Đến nay, Sở Tài nguyên và Môi trường đã và đang thực hiện số hóa hồ sơ tài liệu của ngành được (trên 1.800.000 trang A4 tương đương khoảng trên 200 m giá), đồng thời xây dựng phần mềm kho lưu trữ điện tử, phụ vụ cho công tác quản lý, lưu trữ, tra cứu, khai thác, trong thời gian tới cần được nâng cấp để tích hợp vào hệ thống phục vụ khai thác trên mạng internet.

Kết quả nói trên đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, đó là tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mềm bảo đảm chính xác, kịp thời. Kết quả này cũng giúp ngành Tài nguyên và Môi trường tiến tới phục vụ cung cấp trực tuyến cho toàn ngành.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, cung cấp thông tin đã tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ, phục vụ việc tra cứu thông tin, khai thác nhanh, chính xác và hiệu quả. Giải pháp này nhằm phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày càng cao của xã hội, qua đó góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

          TH- Trung tâm Công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường