Đất đai là một lĩnh vực rất phức tạp, thường xuyên có biến động, bên cạnh đó tình trạng vi phạm quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, tranh chấp, lấn chiếm, sử dụng đất không đúng mục đích… vẫn diễn ra thường xuyên, chính vì vậy, công tác quản lý đất đai luôn là một trong những nội dung được các cấp, ngành quan tâm, trú trọng và tập trung tháo gỡ, do đó hồ sơ đất đai nói riêng, hồ sơ, tài liệu tài nguyên và môi trường nói chung cần được lập, bảo quản và lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác quản lý nhà nước về đất đai.

Công tác lập, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ về đất đai là căn cứ quan trọng giúp các cơ quan chức năng xây dựng, hoạch định kế hoạch sử dụng đất và cũng là căn cứ quan trọng giúp các cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo, tranh chấp về đất đai. Do vậy, yêu cầu về lập, quản lý, lưu trữ khoa học đối với hồ sơ, tài liệu đất đai là nhiệm vụ rất quan trọng.

Hiện nay, các hồ sơ, tài liệu về lĩnh vực đất đai thuộc đối tượng hộ gia đình, cá nhân được lập, quản lý và lưu trữ tại Phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thành phố, Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai là một trong những thành phần cơ bản hình thành nên hệ thống thông tin quản lý đất đai của huyện, thành phố, của tỉnh Sơn La nói riêng và của cả nước nói chung.

Công tác lập, quản lý hồ sơ lưu trữ về đất đai nhằm đảm bảo lưu trữ theo hệ thống thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đồng thời là cơ sở, căn cứ để kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những vướng mắc trong quá trình quản lý, sử dụng đất đai. Khi quản lý tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác chuyên môn của các Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai, phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thành phố.

Việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn về đất đai là rất quan trọng, bởi đất đai là tài nguyên của quốc gia vô cùng quý giá, là cơ sở giúp các cấp ngành hoạch định kế hoạch, mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội cũng như giải quyết các vướng mắc trong quá trình quản lý, sử dụng đất. Thực trạng hiện nay, Phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thành phố, Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai mặc dù đã có sự quan tâm, chú trọng đến hoạt động lưu trữ hồ sơ, tuy nhiên do khối lượng hồ sơ lớn, hệ thống kho chưa đáp ứng yêu cầu, tồn đọng qua nhiều năm nên hầu hết chưa được sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản và lưu trữ theo quy định. Đặc biệt, tài liệu đất đai là một loại hình tài liệu chuyên môn đặc thù có giá trị hiện hành rất cao khác với các loại hồ sơ, tài liệu khác, chính vì vậy cần có cách thức quản lý riêng, thống nhất cho loại hình hồ sơ, tài liệu. Bên cạnh đó, nội dung hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn rất phong phú, đa dạng. Hồ sơ, tài liệu đất đai phản ánh quá trình phát triển của bất động sản qua các thời kỳ. Nội dung hồ sơ thể hiện vai trò quản lý của Nhà nước trong lĩnh vực đất đai, sự phát triển  kinh tế - xã hội của các huyện, thành phố.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn về đất đai tại phòng Tài nguyên và Môi trường và các Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai được hình thành dưới dạng văn bản giấy, có kích thước khá đa dạng từ khổ giấy A4 đến những loại tài liệu phải sử dụng khổ giấy A0 hoặc lớn hơn để thể hiện kích thước, hình dáng của căn nhà, thửa đất. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn về đất đai tại Phòng Tài nguyên và Môi trường, Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai các, thành phố chủ yếu là hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, giá trị hiện hành rất dài và thường xuyên sử dụng để phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về đất đai, giải quyết các vướng mắc, tranh chấp về đất đai, phục vụ nhu cầu khai thác thông tin của các tổ chức, cá nhân và công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán…, do đó, việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu là rất quan trọng.

Trên cơ sở các quy định của Luật lưu trữ, Nghị định của Chính phủ và văn bản hướng dẫn của các Bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên và Môi trường thì Phòng Tài nguyên và Môi trường, hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai trong thời gian tới cần thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:

        Một là, Quan tâm, tập trung chỉ đạo việc lập hồ sơ công việc ngay trong quá trình giải quyết, thực hiện sắp xếp hồ sơ sau khi kết thúc công việc. Bố trí thời gian, nhân lực để hoàn thiện hồ sơ chưa được sắp xếp, chỉnh lý theo quy định; quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đất đai đảm bảo đúng các quy định về lưu trữ.

        Hai là: Hàng năm chủ động xây dựng kế hoạch thu thập, lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn vị mình để đưa vào quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định. Thực hiện sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, lập danh mục tài liệu hiện có đưa vào lưu trữ theo quy định, không để tình trạng bó gói, tích đống nhằm hạn chế thất lạc hoặc rách nát tài liệu, hồ sơ. Phục vụ công tác cung cấp, khai thác thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo quy định.

  Ba là: Nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn về công tác lưu trữ cho cán bộ công chức, viên chức cơ quan; đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu; thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu.

        Bốn là: Sử dụng phần mềm hiện có để thực hiện đồng bộ, liên thông cơ sở dữ liệu địa chính từ khâu tiếp nhận hồ sơ đầu vào đến quá trình luân chuyển giải quyết hồ sơ, cho đến khi kết thúc hồ sơ và hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định, tiến tới kết nối cơ sở dữ liệu quốc gia về hồ sơ và dữ liệu địa chính đối với những nơi đã thực hiện đo đạc địa chính.

Việc giữ gìn, bảo quản an toàn, cũng như khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về đăng ký và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Tài liệu lưu trữ tài nguyên và môi trường nói chung và hồ sơ, tài liệu lưu trữ về đăng ký đất đai nói riêng có ý nghĩa lịch sử, kinh tế, văn hóa và quản lý rất to lớn trong tiến trình phát triển của cơ quan, ngành tài nguyên và môi trường tỉnh Sơn La nói riêng và trong cả nước nói chung./.

TH - Trung tâm Công nghệ thông tin