Trong thời gian qua, công tác lập hồ sơ công việc của các phòng, đơn vị thuộc Sở chưa thực sự được quan tâm, trú trọng, hầu hết các cán bộ chưa hình thành được thói quen lập hồ sơ về công việc được phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao nộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu giá trị vào lưu trữ cơ quan; các hồ sơ đã hoàn thiện chưa đảm bảo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành như: Tài liệu hồ sơ chưa được sắp xếp, đánh số theo quy định, còn nhiều tài liệu trùng hoặc sót, có tài liệu đưa vào lưu là bản photo, chưa phải là bản gốc, bản chính hoặc công chứng, chưa giao nộp thời thời gian quy định….. Đặc biệt là tại các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thành phố, hầu hết hệ thống hồ sơ về đất đai còn tồn đọng chưa được sắp xếp, chỉnh lý, lưu trữ theo quy định còn khá nhiều (tài liệu mới chỉ đưa vào túi hồ sơ mà chưa được sắp xếp, chỉnh lý và phân loại đưa vào cặp hộp theo quy định, chưa xác định thời hạn bảo quản để phục vụ công tác lưu trữ, tra cứu, khai thác) khi tìm còn gặp nhiều khó khăn, do vậy đã ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan gây khó khăn cho công tác tiếp nhận, sắp xếp, chỉnh lý, lưu trữ và cung cấp, khai thác hồ sơ.

Để khắc phục những hạn chế và góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác lập hồ sơ công việc đảm bảo đúng quy định của Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành, Sở Tài nguyên và Môi trường đã tập trung chỉ đạo thực hiện một số nội dung sau:

          - Các phòng, đơn vị tổ chức nghiên cứu và thực hiện tốt các quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư và các văn bản hướng dẫn thi hành;

          - Tăng cường hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và chỉnh lý hồ sơ công việc; xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch điều tra, thu thập, cập nhật thông tin, dữ liệu về tài nguyên và môi trường hàng năm.

          - Thực hiện lập hồ sơ công việc ngay trong quá trình giải quyết đảm bảo theo các hướng dẫn của Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn thi hành.

          - Thực hiện bàn giao hồ sơ công việc theo quy định.

Việc tăng cường lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ sẽ từng bước khoa học, thống nhất, nâng lên một tầm cao mới về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo đúng quy định của Luật Lưu trữ Việt Nam

Trung tâm công nghệ thông tin